Rapporter från styrelsen - Malmö Bouleallians
Hoppa till sidans innehåll

Rapporter från styrelsen


Under den här fliken hittar ni rapporter eller protokoll från de styrelsemöten som Malmö Bouleallians håller. Förhoppningen är det ska bli åtminstone en gång per månad.

Vid det första mötet (9 maj 2017) efter det extra årsmötet konstituerades styrelsen. 

Nästa styrelsemöte är bestämt till onsdag den 23 maj 2018. 

 

PROTOKOLL FRÅN STYRELSEMÖTET

 

TISDAG DEN 24 APRIL (Konstituerande styrelsemöte)

 

TISDAG DEN 24 APRIL  

 

TORSDAG DEN 29 MARS.

 

TORSDAG DEN 15 MARS.

 

 

TORSDAG DEN 22 FEBRUARI.

 

 

TORSDAG DEN 1 FEBRUARI.

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 11 JANUARI 2018

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Maj-Britt Liljekvist (ledamot, repr för Fjädern), Tommy Lindell (suppl PRO), Kenth Svensson (suppl QUA, v ordf), Roland Bengtssson (adj ordf QUA), Dennis Paulsson (adj hemsidan).

 

 

Vi börjar med ekonomi även denna gång. 

Resultatet för 2017 blev ett rejält plus. Det beror till stor del på att vi fick tre hyresfria månader under sommaren plus att vi fått första utbetalningen av föreningsbidraget från Fritidsnämnden.

 

Kjerstin Andersson föreslog att vi ska byta bank från SEB till Swedbank, som har lägre avgifter för de tjänster vi utnyttjar. OK från styrelsen.

 

Kjerstin fick också bifall för sitt förslag att införa Swish, med en lägsta inköpssumma på 50 kr. Vidare bestämdes att vi ska anlita Loomis för kontanthantering.

 

 

Mer ekonomi. 

Stadsfastigheter höjer hyran för hallen med 427 kr/månad för 2018.

 

De som spelar utomhus på MBA:s banor ska betala 20 kr /person 2018. Gäller inte de som har årskort.

 

Kafépriser. Vid en översyn av priserna bestämdes att vi ska behålla de vi har nu, med undantag för sillsmörgåsar som höjs till 25 kr. 

Vidare får Ninette och Tommy Andersson fria händer när det gäller att sätta priser på tillfälliga varor som säljs i kaféet.

 

Tiden för avbetalning av skulden till Malmö stad förlängs så att vi betalar mindre per månad utan att vi belastas med extra ränta.

 

 

Anställd i kaféet. 

Ninette och Kjerstin har haft ett inledande möte med Arbetsförmedlingen angående anställd i kaféet. MBA ska stå som arbetsgivare, men får full ersättning för detta. Nytt möte inbokat till 22 januari.

 

 

Hänt i hallen.

Kent berättade att den nya datorn är inkopplad och fungerar bra liksom internet. Föreningarna har fått koder för inloggning. Snart kommer också koder för kopieringsmaskinen att delas ut.

 

Anslagstavlorna i hallen är flyttade. Positiva reaktioner.

Frågan om att sätta upp krokar att hänga väskor på, bordlades till nästa möte. Liksom frågan om ev inköp av flaggor.

 

 

Tävlingar.

Roland Bengtsson informerade om QUA:s tävlingar: Bouletoftadubbeln och QUA:s Vårtrippel. Styrelsen bestämde att engångsmaterial (utom tallrikar), ska ingå i uthyrningsavgiften.

 

Bemanningen till hallsvenskan 13 januari är klar.

 

Lördagsboulen 6 januari hade 50 deltagare. Dennis tar fram nya speldagar.

 

Malmö ska ha den så kallade SM-veckan 2019. Boulesporten representeras av skyttet för öppen klass och damklassen. Ninette kollar med Fritidsförvaltningen om man kan göra något gemensamt där. 

 

 

Sportlovet. 

Malmö stad har lagt in info om boule under sportlovet på sajten kulimalmo.se. MBA:s styrelse träffas under vecka 7 för att stämma av inför sportlovet. 

 

 

Marknadsgruppen.

Bestämdes att gruppen, när den har bildats, ska utarbeta en plan som presenteras för styrelsen. Föreningarna meddelar Kenth vilka personer de vill ha med i gruppen.

 

 

Inför årsmötet.

Sven Jönhede skriver om delar av stadgarna.

 

Kjerstin gör upp budget för 2018 och kontaktar revisor Bo Friis för att förbereda revisionen.

 

Vid nästa möte ska styrelsen spika handlingarna till årsmötet.

 

 

Helgöppet i hallen.

På initiativ av Ninette bestämdes att MBA ska öka tillgängligheten i hallen under helgerna (fre-sön). De medlemmar i alliansens föreningar som har årskort eller rabattkort får låna nycklar och använda hallen för träning. 

 

Nycklar finns hos medlemmar i MBA:s styrelse samt hos varje förening. 

Den som kvitter ut nyckeln är ansvarig för verksamheten, vilket innebär att man larmar av och på, kollar årskort och fyller i rabattkort, gör i ordning banorna efter spel och städar toaletterna. 

Kaféet får bara användas för att tända och släcka belysning.

Larm som utlöses av misstag bekostas av de som varit i hallen. 

Varje gång man lånar nycklar till hallen ska detta meddelas till Ninette via sms eller mejl.

 

Utvärdering av denna verksamhet sker efter vårsäsongen.

 

 

Vardagsöppet på kvällar.

Om någon med nycklar öppnar tidigare än verksamheten börjar på kvällen ansvarar den personen för verksamheten fram till att ordinarie bemanning tar över. Detta innebär att man tar emot betalning, kollar årskort, skriver på rabattkort, för besöksstatistik och sätter på kaffe.

 

På uppdrag av styrelsen

Dennis Paulsson

 

 

 

 

2017

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 21 DECEMBER

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Sven Jönhede (sekr, repr för QUA), Kjerstin Andersson (kassör), Maj-Britt Liljekvist (ledamot, repr för Fjädern), Ib Christensen (ledamot, repr för PRO), Tommy Lindell (suppl PRO), Kenth Svensson (suppl QUA, v ordf), Roland Bengtssson (adj ordf QUA), Tommy Andersson (adj ordf Fjädern), Dennis Paulsson (adj hemsidan).

 

Vi börjar med glädjeämnet ekonomi. Den kan nu betecknas som stabil och ständigt i förbättring. Den första utbetalningen av bidraget från Fritidsförvaltningen har kommit.

 

En ny avbetalningsplan är upplagd för SM-skulden till Malmö Stad. Vi förlänger sluttiden med sju månader (t o m 190228), genom att betala varannan månad i stället för varje som ett led i en snabbare uppbyggnad av kapital i MBA.

 

Vi hade mycket bra försäljning i kaféet under hallsvenskan den 2 december.

 

Mer positivt från hallsvenskan. Spelare och domare gav oss beröm för banorna och den goda servicen.

 

Bemanningen är klar till hallsvenskan den 13 januari.

 

Apropå tävlingar så håller vi på med inbjudan till Svenska cupen för damer den 27 januari. Fattas uppgifter från förbundet. Tommy Andersson kollar.

 

Lördagsboulen har färre deltagare än förra säsongen, 28 st senast. Vid nästa Lördagsboule ska vi lotta ut choklad och annat godis.

 

10-kronorsspelet, särskilt på torsdagar, har minskat. Styrelsen funderar på vad som ska göras åt detta.

 

Det händer mycket i hallen. Renoveringen och upprustningen fortsätter. Den isolerande väggen vid portarna är klar. Takabsorbenter i kaféet uppsatta, fungerar bra. Värmerören isoleras kommande vecka. Resten av renoveringen görs i maj, när utomhussäsongen börjat.

 

Den nya kopiatorn fungerar bra. Varje förening ska få en kod för tillgång till kopiatorn. Nytt avtal för telefoni och internet, vilket halverar kostnaden. Ny dator inköpt av Kenth Svensson, som också installerar.

 

Nya tallrikar, bestick och glas ska köpas in. Avvaktar till IKEA har extraerbjudande. Vi ligger lågt med utsmyckningar i hall och kafé eftersom det kommer att byggas om en del när Spårvägen flyttar ut. 

 

Anslagstavlorna flyttas till den nya väggen vid portarna. Ib Christensen ska undersöka om det finns ett bättre sätt att ha väskor och klot på. Ninette Hansson kollar upp om det finns flaggor för utsmyckning att köpa för överkomligt pris.

 

Alliansens föreningar kan boka styrelserummet för möten genom att teckna sig på listan vid trappan i entrén. Ninette H, Kjerstin Andersson och Tommy A har nycklar dit.

 

Bokning av hall och kafé ska göras till Kjerstin A och Sven Jönhede. Styrelsen mejlas om alla uthyrningar och Dennis Paulsson skriver in dem på hemsidan. Ska även noteras på almanacka i kaféet av någon i styrelsen.

 

Rutiner för entré är nedskrivna och sätts in i pärmen i kaféet.

 

Styrelsen anser att kvitto inte behöver visas upp tillsammans med årskortet.

 

Ny lista för bemanning i kaféet 2018 är klar. Utomhusspelet startar den 23 april. Under sommarsäsongen är hallen öppen varje onsdag på dagtid. Semesterstängt i juli, dagtid. QUA tar beslut om de ska ställa upp och bemanna på tisdags- och onsdagskvällar precis som under 2017. Tar då in pengar, håller toaletter öppna och städar efter varje pass. Årskortet gäller även för utomhusspel.

 

Prissättningen och utbudet i kaféet ses över.

 

En marknadsgrupp ska tillsättas på förslag av Kenth S, som själv ska ingå i gruppen. Han ska också hitta minst en lämplig kandidat från varje förening i MBA.

 

Information till medlemmarna ges via hemsida, facebook, anslagstavla och medlemsmöten. För att nå ut till så många som möjligt ska Ninette H och Dennis P dessutom göra ett återkommande medlemsblad, som skickas ut till klubbarna. 

 

Ja och nej. PRO Konsulten har gått med i MBA, däremot blir det inget med Trelleborgs Bouleklubb.

 

Vi närmar oss årsmötet. Arbetet med handlingarna till mötet ska påbörjas. Vissa delar av stadgarna måste ändras och förtydligas.

 

Ninette H har fått en projektanställning för perioden januari-juni. Hon kan tänka sig att ta ett år till som ordförande om varje alliansklubb har klart med en ordinarie ledamot och en suppleant till årsmötet den 22 mars.

 

Dennis Paulsson

På uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 30 NOVEMBER

 

Närvarande i styrelsen: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (sekr, repr QUA), Maj-Britt Liljekvist (ledamot, repr Fjädern), Tommy Lindell (suppleant PRO), Kenth Svensson (suppleant QUA). Övriga: Roland Bengtsson (ordf QUA), Tommy Andersson (ordf Fjädern) och Dennis Paulsson (adj hemsidan).

 

Vi börjar med avtalet med Fritidsförvaltningen. Ninette Hansson meddelar att detta nu är påskrivet.

 

Kjerstin Andersson konstaterar att ekonomin har börjat stabilisera sig. Vid genomgången kom fram att vi har ett dyrt abonnemang på både bredband och telefoni. Ska kollas upp för att hitta ett billigare alternativ.

 

MBA ska vara med och ha aktiviteter för skolungdomar under sportlovet i vecka 8 (19-23 februari). Förutom boulespel ska vi bjuda på pannkakor och läsk. Vi kommer med i programmet för sportlovet som Malmö stad delar ut. De ska också göra en presentation av verksamheten i Bouletoftahallen på sin hemsida (januari).

 

Stadsfastigheter ser till att ljudabsorberande plattor sätts upp i taket i kaféet. I samband med det håller vi hallen stängd den 7:e december. Isolerande vägg ska sättas upp vid porten. Renovering av kök och toaletter skjuts upp till maj 2018.

 

Felanmälan kan göras av vem som helst utan att någon i MBA:s styrelse behöver kontaktas. Info finns i pärmen i kaféet. Klubbarna ska informera sina medlemmar omgående.

 

All teknik i hallen sköts av Stadsfastigheter. Vi får inte göra något på egen hand; exempelvis justera fläktarna.

 

Mer teknik: Ny kopiator är inkopplad. Varje klubb får en kod att logga in med. Klubbarna kopierar gratis, men ska själva stå för kopieringspapper. Enskilda medlemmar i MBA betalar 50 öre för kopiering (svartvitt) och en krona (färg) plus papper.

 

Vidare bestämdes att vi ska köpa in en ny dator.

 

Alla som spelar i hallen ska betala entré. Ingen i MBA:s styrelse eller föreningarnas styrelse har fritt inträde. De som inte betalar och spelar ändå ska avvisas av dem som bemannar kaféet. Och skulle det, mot förmodan, inte hjälpa kan vi tvingas ringa polisen för avhysning. 

De som betalar dagsentré kontant ska få en biljett med datum skrivet på baksidan, som ska uppvisas vid ev kontroll.

 

Alla ska uppträda ordentligt och hövligt mot varandra i hallen. Det har förekommit att vissa personer skrikit och klagat högljutt. 

 

Ninette Hansson är arbetsledare i köket. Har man synpunkter på det som sker där ska det meddelas till henne. 

 

Tommy Lindell ställde en fråga om inköp av bullar på morgonen. Fick beskedet att kvitto på inköp ska läggas i kassan och beloppet kan tas direkt därifrån eller att man lämnar kvitto till Tommy Andersson och får betalt av honom.

 

Under punkten ”Framtidsbehov för MBA” finns förslag från Kenth Svensson och Ninette H. om att tillsätta en marknadsgrupp. Där föreslås också att man ska flytta anslagstavlorna i hallen och göra sittplatserna bekvämare.

Vi behöver nya bord till kaféet, samt nya glas och bestick. Beslut om detta på nästa möte.

 

När vi ändå blickar framåt så kan vi meddela att Ninette ev ska börja jobba i januari och därför inte kommer att ha lika mycket tid för MBA som hittills. 

 

Valberedningen har frågat Ninette om hon vill fortsätta som ordförande. Besked nästa möte.

 

Tävlingar. MBA har tilldelats tre av SBF:s evenemang under 2018. Svenska cupen dam, grundomgång, 27-28 januari, finalen i veteranernas landslagskval 9-10 juni och seriespel 16-17 juni. Evenemangsbidrag från Malmö Stad söks för två av dessa.

 

Dennis P rapporterar att Lördagsboulen har haft färre deltagare under de två omgångar som hittills arrangerats jämfört med förra säsongen.

 

Uppskjutna matcher i PRO-serien ska alltid försöka spelas på eftermiddagen på onsdagar.

Menyn till hallsvenskan den 2 december är klar. Det blir gulaschsoppa och tunnbrödsrullar med tonfisksallad.

 

Övrigt. Ninette ska börja diskutera med arbetsförmedlingen om ev anställda via Malmö stad.

 

Förslag att stadgarna ska ses över för att bli tydligare i vissa avseenden. Beslut om det på årsmötet.

 

Vi får inte gå in i elcentralen som finns i sprinklerrummet om något fel uppstår. I stället ska vi ringa kundtjänst (se pärm i kaféet).

 

Årskort och rabattkort ska tryckas upp i olika färger för medlem respektive icke medlem i alliansförening. 

 

Dennis Paulsson

På styrelsens uppdrag

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET

TORSDAG DEN 9 NOVEMBER

 

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (sekr, repr QUA), Maj-Britt Liljekvist (ledamot, repr Fjädern), Ib Christensen (ledamot, repr PRO), Kenth Svensson (suppleant QUA, v ordf), Tommy Lindell (suppleant PRO). Övriga: Roland Bengtsson (ordf QUA), Tommy Andersson (ordf Fjädern) och Dennis Paulsson (adj hemsidan).

 

Avtalet med Fritidsförvaltningen i fokus. MBA har haft ett nytt möte med FF och tagit fram ett korrigerat verksamhetsavtal. Detta avtal har sedan godkänts av resp ordförande i MBA-föreningarna, utom av Preben Andersson i PRO Sam som uteblev från sammankallat möte utan att meddela förhinder.

 

Vid mötet med FF utlovades att Bouletoftahallen ska marknadsföras på kommunens hemsida. Kommunikatör kommer att ta kontakt med MBA.

 

MBA har också gjort klart dokument som rör förmåner och skyldigheter angående medlemskap i alliansen. Detta ska användas vid inbjudan till föreningar som vill bli medlemmar.

 

Även listorna med priser och villkor för uthyrning av hall och kafé är klara. En för företag och en för föreningar och enskilda personer, medlemmar resp icke medlemmar.

 

Postens kamratklubb har hyrt hallen den 18 november.

 

Hantverkare av olika slag håller på med förbättringsarbeten i hall och kafé. Stadsfastigheter ser till att de har nycklar så att de kan öppna och stänga när de behöver ha tillgång till hallen.

 

Varje förening i alliansen har nu två uppsättningar nycklar. 

En nyckel till sopcontainern har försvunnit. Den återstående förses med hänglås för att inte försvinna lika lätt.

 

Ny kopieringsmaskin är på plats. Den leasas från Minolta för 500 kr/månad. Varje förening får en kod för att kunna öppna för kopiering.

 

Ett nytt bokningssystem, liknande det som Äpplegården har, kan bli aktuellt för MBA. Tas upp på nästa möte.

 

Städmaterial har köpts in till köket. Det har slarvats med städningen vid en del kafépass. Medlemmarna uppmanas att skärpa sig.

 

De närvarande vid mötet blir ombedda att fundera på vad som behöver göras mer i hall och kafé förutom det som redan är bestämt. Och hur vi ska prioritera. Tas upp på nästa möte.

 

Bemanningslistor för hallsvenskan den 2 december skickas ut till föreningarna. Mätdomare ska också utses. 

 

Lördagsboulen den 11 november sköts av Dennis Paulsson och Christer Svensson och den 25 november blir det Roland Bengtsson och Christer Larsson som håller i evenemanget.

 

Jonas Jacobsson fungerar som kontaktperson för PRO:s tävlingar, interna och externa. MBA:s styrelse vill också ha en kontaktperson från PRO Sam när det gäller bemanning av kaféet. Det räcker inte med en kontaktperson för PRO Husie, Nydala och Konsulten, som finns redan nu. Ordförande Ninette Hansson vill ha ett namn till nästa möte.

 

Under övrigt togs det mest upp saker som berör försäljningen i kaféet. Klagomål har inkommit på att vi inte alltid har fullt sortiment i kaféet. Ett anslag ska sättas upp om vad som serveras och när.

 

Till hallsvenskan den 2 december provar vi att sälja tonfiskrullar. Viktigt att förändra sortimentet emellanåt.

 

Vissa av medlemmarna som står i kaféet har känt att de blivit alltför styrda och tillsagda om de gör något som avviker från rutinerna. Därför slog mötet fast att de som ansvarar för ett kafépass har stor handlingsfrihet när det exempelvis gäller hur en smörgås ska se ut eller dekoreras.

 

De som jobbar i kaféet, eller utför arbete på uppdrag av MBA, har rätt att ta en gratis fika.  

 

Tommy Lindell föreslog att vi ska sälja klot på bindande beställningar. Tas upp på nästa möte, liksom försäljning av tillbehör, såsom lillar och magneter.

Tommy föreslog också att rabatt- och årskort ska ha olika färg för medlem respektive icke medlem. Mötet gillade förslaget, som kan genomföras nästa gång vi trycker upp kort.

 

MBA vill ha verksamhet för skolungdomar under februarilovet 2018 (vecka 8) och då finnas med i det program som delas ut i skolorna.

 

Till slut kan vi också rapportera att det börjar se ljust ut på den ekonomiska fronten. Kassabehållningen ökar för varje månad och snart kommer den första inbetalningen från Fritidsförvaltningen.  

 

Dennis Paulsson

På uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 19 OKTOBER 

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (sekr, repr QUA), Maj-Britt Liljeqvist (ledamot, repr Fjädern), Ib Christensen (ledamot, repr PRO), Kenth Svensson (suppleant, QUA), Tommy Lindell (suppleant, PRO), Tommy Andersson (ordf Fjädern), Dennis Paulsson (adjungerad hemsidan). 

 

Det ordinarie mötet föregicks av ett extra konstituerande möte för att välja in QUA:s suppleant Kenth Svensson som vice ordförande.

   

Nästan alla punkter på dagordningen berörde på ett eller annat sätt ekonomin, vilket kanske inte är så konstigt med den situation vi befinner oss i just nu. 

 

Vi börjar med reaktionerna på höjningen av entréavgifterna. Quatre Boules styrelse har lämnat in en skrivelse i vilken man uttrycker oro för att man ska tappa besökare i hallen på grund av de höjda entréerna. Därför föreslår man att den annonserade höjningen 2018 för icke medlemmar inte ska genomföras, för medlemmar finns ingen prishöjning 2018. Vill dock att årskort ska införas, men i förslaget finns ingen prisidé med. Förslaget röstades ned och höjningen sker som planerat. QUA:s representant beklagar beslutet. 

 

Teleseniorerna, som hyr banor en gång i veckan, är missnöjda med höjningen både för i år och 2018.

 

Avgiften för PRO:s seriespel korrigerades. Enligt tidigare beslut skulle deltagarna betala ordinarie entré, men det revs nu upp. Nytt beslut togs att PRO får hyra hallen till samma pris som Sydsvenska Bouleförbundet gör vid sitt seriespel, alltså 1 500 kr per tillfälle. Styrelsen var enig. 

 

Rättigheter och skyldigheter för medlemmar i alliansen. Styrelsen ställer sig bakom förslaget som Dennis sammanställt. Behövs dock finjusteringar som Ninette och Dennis fixar. 

 

Frågan om fri entré för styrelseledamöter togs upp. Tidigare har det enligt Sven funnits beslut på att dessa ska få ett säsongskort som ersättning för sitt ideella arbete. Ninette menade att detta ska beslutas på årsmötet och så har inte skett. Det finns inte heller budgeterat om styrelsearvode, vare sig nu eller tidigare. Det förtydligas att en styrelse inte kan besluta om arvode till sig själv.

 

Från PRO har frågan kommit om det finns banor och parkering när deras DM ska spelas nästa år. Lugnande besked gavs. När den stora parkeringen försvinner finns fortfarande möjligheten att parkera på gatorna runt omkring Bouletoftahallen. Beträffande banorna är det bara de vid parkeringen som tas bort, övriga finns kvar, vilket både räcker och blir över när det gäller PRO:s DM.

 

Sven och Dennis har tagit fram förslag till hallhyror. Mötet föreslog förändringar, korrigering görs till nästa möte. 

 

Ett privat sällskap har ansökt om att hyra hallen i två timmar den 17 november. Kenth sköter det praktiska vid detta tillfälle. 

Möte med Fritidsförvaltningen. Ninette, Kjerstin, Tommy A och Roland deltog. Här diskuterades skulden till Malmö stad som uppstod i samband med SM, arrangemangsbidrag inför kommande tävlingar och MBA:s avtal med FF. Förvaltningen representerades av Malin Eggert Forsmark, chef för föreningsavdelningen och Attila Juhasz, chef för evangemangsavdelningen. Läs rapporten här. 

Möte med Stadsfastigheter. Ninette och Kjerstin med från MBA. Planering av den uppfräschning som ska ske i Bouletoftahallen på både kort och lång sikt.

 

Inbjudan till medlemsmöte 2 november är klar. Sätts upp i hallen, läggs in på hemsidan och bifogas protokoll. Läs här. 

 

Lördags- och Söndagsboulen togs upp under övrigt. Bestämdes att denna ska dras igång snarast och då helst på lördagar. Samma upplägg som förra säsongen; boulespel tre omgångar, kaffe och fralla (entré 50 kr). 

 

Inköp m.m. Ninette ska ha möte med Minolta om inköp av kopieringsmaskin. MBA ska sluta med kaffe i portionspåsar och övergå till större vanliga förpackningar, vilket innebär en stor besparing. 

Tommy L har undersökt priset för containertömning. Går inte att få bättre pris än vi har i dag. 

 

MBA:s styrelse kräver att PRO Sam utser en kontaktperson som kan nås för information, överenskommelser och vid ev  bemanningsproblem eller liknande. Kommunikationen fungerar inte optimalt just nu. 

 

Ryktet om att MBA söker hallchef dementeras. 

 

Dennis Paulsson 

På uppdrag av MBA:s styrelse 

 

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

MÅNDAG DEN 9 OKTOBER 

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (sekr, repr QUA), Maj-Britt Liljeqvist (ledamot, repr Fjädern), Ib 

Christensen (ledamot, repr PRO), Tommy Lindell (suppleant PRO), Roland Bengtsson (ordf QUA), Tommy Andersson (ordf Fjädern).

 

Vi börjar med ekonomi. Seriespelet i september gav en nettovinst på cirka 12 000 kr och Svenska cupens grundomgång inbringade runt 5 000 kr. 

 

Styrelsen bestämde att deltagarna i PRO:s seriespel ska betala sedvanlig entré för medlemmar resp icke-medlemmar. För att hålla kostnaden nere rekommenderas deltagarna att köpa klippkort.  

 

Sven Jönhede ska ta fram förslag på vad det ska kosta att hyra hallen för medlem/icke-medlem, företag, föreningar och andra organisationer och vad som ska ingå i hyran. 

 

Bestämdes att endast medlemmar i MBA ska få hyra hallen nyårsafton, efter godkännande av styrelsen. Ingen uthyrning till utomstående då risken just denna kväll anses för stor. 

 

Under Övriga frågor bestämdes, på Ninettes förslag, att en ny kopiator ska köpas in. Kostnaden för containertömningen ska kollas upp. Utbudet i kaféet utökas med diverse tablettaskar och Tommy Lindell informerade om priser på inköp av korv via ny leverantör, Alfred Johansson. 

 

Bemanning av hallen. PRO har delat upp sina två dagar, tisdagar och torsdagar, så att föreningarna Husie, Nydala och Konsulten tar var tredje vecka. Fjädern har måndagar och QUA onsdagar. Under denna punkt togs också upp hur mackorna ska göras. Bestämdes att det ska finnas en gemensam grund, men att de som bemannar kafét sedan får utforma dessa efter eget förnuft. 

 

Sven föreslog att köket ska flyttas för att skapa större öppen yta och ge bättre tillgång till de lokaler Spårvägen har i dag. Detta för att lättare nå de nya hyresgäster som kommer när Spårvägen lämnar hallen nästa år. Mötet beslutade att lägga förslaget på is, då det inte anses troligt att Stadsfastigheter vill bidra till detta. 

 

Bouletoftahallen kommer att vara öppen alla vardagar under jul-, nyårs- och trettonhelgen. Stängt röda dagar och aftnar. 

 

Ninette la fram ett förslag på info till de föreningar som vill bli medlemmar i MBA. 

Mötet antog förslaget. 

 

Ib jobbar med att få ihop bangruppen. Tommy A arbetar mycket med banorna och anses behöva avlastning. Närmaste uppgift är att lägga på mer grus på banorna. Flera medlemmar har erbjudit sig att ställa upp och hjälpa till. 

 

Kommande tävlingar. Hallsvenskan spelas i Bouletoftahallen den 2 december och 13 januari. Lördagsboulen startar igen i november. Dennis och Roland håller i detta. Ansökan är inlämnad för att arrangera Sv cupen, kval och final 2018, samt seriespel och landslagskval. 

 

Aktuella möten. MBA har möte med Fritidsförvaltningen den 12 oktober. Ska handla om SM-ekonomi, bland annat avtalet som gjort att vi fått en skuld till Malmö Stad, Ninette ska få ut alla SM-handlingar samma dag. 

MBA har möte med Stadsfastigheter den 16 oktober. 

MBA har medlemsmöte torsdag den 2 november 18.00. Då blir det information om det ekonomiska läget och mötena med FF och SF. 

 

Dennis Paulsson 

På uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET

TORSDAG DEN 5 SEPTEMBER 2017

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kenth Svensson (suppleant för Sven Jönhede), Tommy Andersson (Fjädern), Roland Bengtsson (QUA). Dennis Paulsson (adj för hemsidan). Kunde inte närvara: Kjerstin Andersson (kassör) och Sven Jönhede (sekr, QUA).

 

Mötet inleddes med att hälsa Kenth Svensson välkommen till styrelsen. Han går in som suppleant för Sven Jönhede i dennes egenskap av representant för Quatre Boule, i stället för Roland Bengtsson. Den senare avgår också från uppdraget som vice ordförande. En ny sådan kommer att utses inom kort.

 

Ekonomin upptog denna gång inte så stor plats på dagordningen. 

Det framkom att styrelsen begärt uppskov med hyran för september månad tills efter seriespelet (9-10 sept). Detta på grund av att en väntad utbetalning från alliansens skattekonto ännu inte skett.

Frågan om ersättning till styrelsens ledamöter togs upp. Tidigare har en del erhållit säsongskort eller årskort som tack för sin insats. Ninette föreslår att ingen sådan ersättning ska förekomma om inte årsmötet beslutat om det. Och då ska det tydligt framgå varför någon får ersättning. Det diskuterades också om andra medlemmar i alliansföreningarna ska kunna bli premierade om de gör en stor insats för MBA. Här ska också villkor och riktlinjer tas fram.

 

Företagsträffarna är en viktig del av MBA:s verksamhet. En sådan genomfördes den 1 september. Företaget, Ragnsells, var mycket nöjda med arrangemanget. De som ställde upp och såg till att det blev lyckat var Kerstin och Christer Larsson, QUA, Roland Bengtsson, QUA och Karin Larsson, PRO.

Nästa företagsträff hålls den 7 september när personal från FireTech kommer på besök. Fem medlemmar från QUA sköter ruljansen: Ninette Hansson, Birgitta Morau, Sven Jönhede, Johnny Persson och Ronny Björkman.

 

Städdagen den 3 september genomfördes som planerat. Många ställde upp, men det kunde varit ännu fler. De som var där gjorde ett fantastiskt jobb: QUA:s Kerstin och Christer Larsson, Sven Jönhede, Birgitta Morau, Ronny Björkman, Kenth Svensson och Roland Bengtsson, Fjäderns Tommy och Kjerstin Andersson och Ann Britt Blixt och slutligen PRO:s Karin Larsson. 

 

Söderkullaskolan har hört av sig och vill ha en prova på-dag den 21 september för sina elever i årskurs 9. Cirka 20 st. Besked lämnas när vi vet om vi har öppet i hallen.

 

Aktuellt på tävlingsfronten. Bemanningen till seriespelet den 9-10 september är inte klar. Saknas folk från samtliga föreningar. Nästan alla inköp är klara (Ninette och Tommy A). Nycklar till förråden lämnas till de som bemannar kafé och kök. Tommy har kort till snabbgrossen för eventuell komplettering. 

PRO:s seriespel utomhus avrundas med slutspel den 6 september. Alla inköp utom färskvaror är klara. Jonas Jacobsson håller i tävlingen.

 

Inför det extra årsmötet. Ninette säger att hon kommer att avgå om styrelsen inte blir fulltalig och om medlemmarna på mötet inte klargör att de kommer att ställa upp och genomföra det arbete som krävs. Däri ingår att acceptera den kravlista Fritidsförvaltningen presenterat. Klagomål framförs åter på PRO, som inte besvarar de mejl som skickas ut. Om Ninette avgår kommer även Kjerstin Andersson och Roland Bengtsson att lämna styrelsen. 

 

Övrigt: Ninette och Kerstin har fått personliga koder för att kunna avregistrera larm som utlöses av misstag.

Stadsfastigheter har utsett en ny förvaltare för våra lokaler. Jesper Gillander lämnar och ersätts av Andreas Bergqvist.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse.

 

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 17 AUGUSTI

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (repr QUA), Tommy Andersson (adj Fjädern), Roland Bengtsson (suppl) och Dennis Paulsson (adj hemsidan).

 

 

Lika bra att börja med punkterna som berör ekonomin eftersom den genomsyrar allt annat.

 

Den 22 augusti hålls ett möte med Fritidsförvaltningen och Stadsfastigheter. Styrelsen drog upp riktlinjer för vad som ska tas upp på mötet och vilka krav/önskemål Ninette och Kjerstin ska framföra. Bestämdes att man i första hand ska försöka få till en rejäl hyressänkning och att eventuellt få bidrag till anställd i kaféet. I annat fall får Malmö Stad ta över hela eller delar av verksamheten.

Rapport från budgetmötet tidigare i månaden. Där diskuterades hur vi ska gå till väga för att rädda MBA och den fortsatta verksamheten i Bouletoftahallen.

PRO-DM gav ett överskott på 4 000 kr. Arrangemanget flöt på utan problem och bemanningen i kafé och grill (3+3) var fullt tillräcklig.

Kjerstin Andersson gav en rapport om det ekonomiska läget, vilket är fortsatt ansträngt. Med nuvarande hyra räcker pengarna bara några månader till. I september beräknas det bli ett tillskott på 12 000 kr, via två företagsevent, plus ytterligare att antal tusenlappar genom seriespelet den 9-10:e.

 

När det gäller företagskvällarna är bemanningen till den 1 september klar, men till arrangemanget den 7:e behövs både instruktörer och folk till kaféet (2+2).

Bemanning till seriespelet ska ske med hjälp av medlemmarna i de lag som inte ska kvala. Gäller QUA och Fjädern. 

 

Städning är en viktig del av verksamheten. Det sista av förråden, det utomhus, är nu genomgånget och städat. Nu gäller det att hålla i ordning kontinuerligt framöver. Och alla ska hjälpa till. Därför har Ninette tagit fram städrutiner som antogs av mötet. 

Som en avspark för en renare framtid samlas vi söndag den 3 september för en gemensam städrunda, där tre-fyra medlemmar från varje alliansförening ska delta. Tacksamt om deltagarna tar med städmaterial som hinkar och kvastar, bland annat.

 

Ninette poängterade på nytt att hon inte fortsätter som ordförande om föreningarna och medlemmarna struntar i att engagera sig i MBA:s verksamhet. Noterades som särskilt anmärkningsvärt att två föreningar (Fjädern och PRO) ännu inte har någon ordinarie representant i styrelsen!

 

I övrigt slogs det fast att vid all uthyrning av lokalerna ska någon ansvarig från MBA eller alliansförening alltid finnas på plats. Förfrågan har inkommit om vi hyr ut bord och stolar, vilket kommer att besvaras nekande av Ninette.

 

Datum för nästa möte bestämdes till den 24 augusti. Då lämnar Ninette en rapport från mötet med Fritidsförvaltningen. Därefter ska handlingarna till årsmötet förberedas och sammanställas.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET

TORSDAG DEN 27 JULI

 

Närvarande: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Sven Jönhede (ledamot och representant för QUA), Tommy Andersson (adjungerad ledamot och representant för Fjädern), Roland Bengtsson (suppleant).

 

 

Nu börjar saker och ting falla på plats. Därmed är dagordningen betydligt kortare än den varit vid föregående möten.

 

De viktigaste punkterna berör givetvis ekonomi. Låt oss ta dem direkt.

Två budgetmöten är inplanerade. Det första hålls den 1 augusti. Där diskuteras vad som ska ingå i medlemskap, dels för förening i alliansen och dels för medlem i en alliansförening. Det andra mötet är bestämt till den 13 augusti. Innehållet där framgår inte av protokollet.

 

Kjerstin Andersson berättade i sin budgetrapport att MBA har ett konto hos skatteverket. Där finns ett visst överskott. Hur mycket det är ska Kjerstin ta reda på och sedan avsluta kontot.

 

Styrelsen beslutade att MBA inte ska göra några uppvaktningar i samband med födelsedagar eller vid begravningar, men lämnade öppet för att enskilda medlemmar kan göra insamlingar vid sådan tillfällen.

 

Ledamöterna i styrelsen har fått protokollet från MBA:s möte med Stadsfastigheter den 4 juli. Vid det mötet beskrev Ninette Hansson och Kjerstin Andersson de ekonomiska problem alliansen har. Detta är känt sedan tidigare av Stadsfastigheter. Det var också anledningen till de tre hyresfria månader MBA beviljades under sommaren. 

Ninette betonade att det behövs mer stöd för att kunna fortsätta bedriva verksamheten. Därför bestämdes ett nytt möte till den 22 augusti, där alliansen ska diskutera framtiden med Fritidsförvaltningen och Stadsfastigheter.

Vid mötet den 4 juli diskuterades även nyckelhanteringen, rutiner vid inbrottslarm och brandskyddet. 

Nyckelsystemet ägs av Stadsfastigheter, MBA genomför en inventering av de nycklar som finns i dag för att få kontroll och se om det behövs ytterligare några för att bedriva verksamheten smidigt. Nycklar till innerdörrarna ombesörjs av MBA.

Det framgick också att inbrottslarmet av misstag har satts igång vid ett par tillfällen. Tyvärr har MBA inte någon återställningskod så att man kan stoppa en utryckning av väktare. Varje utryckning kostar pengar och betalas av MBA, som nu vill få behörighet och därmed tillgång till en återställningskod. En skriftlig larmrutin upprättas och sätts upp vid larmpanelen.

Av hyresavtalet framgår att alliansen har ansvar för att uppfylla de brandkrav som behövs för verksamheten, liksom det systematiska brandskyddsarbetet, vilket även fastighetsägaren har intresse av. Här finns inget närmare reglerat mellan parterna. Brandsläckarna i lokalen tillhör alliansen.

När det gäller förändringar i hallen gäller följande: Tavlor och liknande får sättas upp, mer omfattande förändringar måste förankras hos hyresvärden.

 

Nyckelinventeringen är klar. Nu vet vi hur många nycklar som är i omlopp och även vem som har kvitterat ut dem. Lista finns i pärm i styrelserummet. Ib Christensen har fått nycklar så att han kan komma åt redskap och maskiner som behövs för att sköta gräsytor med mera.

 

Tävlingsverksamheten togs upp under tre punkter. Den första gällde bemanningen vid PRO-DM. Påminnelse till föreningarna att fylla i bemanningslistorna. Inköpslista görs upp av inköpsansvariga i MBA.

Nästa punkt gällde seriespelet den 9-10 september. Sven Jönhede skriver inbjudan till tävlingen och kollar upp möjligheterna för ett bra luncherbjudande till ett rimligt pris.

Slutligen konstaterades också att Malmö Open är en angelägenhet enbart för Quatre Boule, som står som arrangör. Inköp, städning, med mera sköts av QUA och överskottet tillfaller föreningen. 

 

Städning är ett ständigt aktuellt ämne. När förråden inomhus har rensats och städats har det samlats en del skräp som forslas bort så snart som möjligt. Uteförrådet ska städas. Roland Bengtsson ställer upp och troligen Ib Christensen. För den kontinuerliga städningen kommer en städlista att upprättas för föreningarna, liksom städrutiner. Nytt städmaterial köps in.

 

Övrigt. MBA:s allmänna möte den 10 augusti är uppskjutet i väntan på att de ekonomiska förutsättningarna för verksamheten ska klarna. Ett nytt budgetmöte läggs in i stället.

Trelleborgs Bouleklubb mister sin lokal till hösten och har hört av sig för att få veta vad som gäller vid medlemskap i Malmö Bouleallians. Denna förfrågan har besvarats av Ninette. 

MBA:s gamla bärbara dator är rensad och finns i styrelserummet.

 

Det var allt för denna gång. Nästa styrelsemöte är bestämt till den 17 augusti.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TORSDAG DEN 6 JULI 2017

 

Närvarande på mötet: Ninette Hansson (ordf), Kjerstin Andersson (kassör), Tommy Andersson, Fjädern (adjungerad), Dennis Paulsson, Quatre Boule (adjungerad för hemsidan), Roland Bengtsson, Quatre Boule (suppleant, ersätter Sven Jönhede).

 

Mötet föregicks av en rundvandring där Ninette visade och berättade om allt arbete som lagts ned i lokalerna den senaste månaden och vad som ska göras framöver.   

 

Köket är till största del städat och rengjort. Resterande kommer att ske den närmaste tiden. Ommöblering och utsmyckning görs att få mer boulekänsla i kaféet.

 

Samtliga förråd är genomgångna och städade. Inköpsansvarig har nycklar till varuförrådet, vilka lånas ut vid tävlingar. Förrådet ska städas efter varje tävling.

 

Verktygsförrådet är nästan klart, kloten sorteras och görs i ordning. Nycklar lämnas ut till de som behöver tillgång till förrådet. 

 

Förrådet på andra våningen, tillhör QUA och MBA, får nytt lås så att endast ansvariga i dessa klubbar kan komma in.

 

Styrelserummet är klart. Nycklar ska finnas till utlåning. Kontakt tas med MBA:s ordförande eller kassör. Kontoret ska utrymmas och städas. Nya möbler kommer att sättas in. Nycklar ses över.

 

Tävlingspärmarna med listor till tio-kronorsspel m.m. görs i ordning och kompletteras.

 

Sedan började själva mötet. 

 

Revisor Bo Friis var inbjuden, men har inte hört av sig och deltog inte.

 

Kjerstin Andersson redogjorde för den aktuella ekonomiska ställningen. En viss ljusning kan skönjas, men läget är fortfarande ansträngt.

 

Öppethållande för träning på kvällarna (tisdag, onsdag) även under juli månad diskuterades. Bestämdes att hålla öppet som vanligt. QUA ansvarar för verksamheten: Entré, försäljning av dryck och städning av toaletter. Kassarapport skrivs och lämnas till kassören.

 

Spel utomhus på dagtid återupptas igen onsdag den 2 augusti och pågår varje onsdag till och med den 13 september. Bemanning enligt tidigare uppgjord lista. 

Därefter är det tänkt att hallen ska öppnas för inomhusspel, men det är beroende av det ekonomiska läget och det i sin tur är beroende av om vi kan få stöd av Fritidsförvaltningen och Stadsfastigheter. Möte med dessa är inbokat till den 22 augusti. Ninette Hansson och Kjerstin Andersson deltar för MBA:s räkning.

 

Förslaget om ändrade entréavgifter bordlades med anledning av ovanstående. Beslut tas efter mötet. Även förslaget om flera medlemsföreningar till alliansen får vila tills vi får klarhet om hallens och alliansens framtid.

 

Vid mötet med Fritidsförvaltningen kan frågan om en anställd med nystartsbidrag tas upp. Enligt AF pågår diskussioner om att Malmö Stad ska ansvara för vissa anställningar.    

 

Rutiner vid larm har gåtts igenom. Förslag har upprättats och kommer att finnas i den röda pärmen som finns i kaféet. Viktigt att klubbarna informerar sina medlemmar om detta. Efter sommaren får ordförande och kassör en återställningskod och då ändras rutinerna.

 

Ny rutin för telefoni godkändes. Alla som jobbar i kaféet dagtid ska ha telefon med sig eller tillgänglig så att de kan svara. De ska också lyssna av ev inspelade samtal och vid behov förmedla informationen till någon i styrelsen.

 

Hanteringen av nycklar har varit ett stort problem, eftersom det inte finns dokumenterat hur många som är i omlopp och vem som har dem. Därför görs nu en nyckelinventering.

 

Och så var det diverse punkter om tävlingsverksamhet.

 

Bemanningen under seriespelet i juni fungerade inte. Dålig samverkan mellan klubbarna. De som arbetade blev överbelastade eftersom ingen annan på plats ville ställa upp och hjälpa till i krisläget som uppstod.

 

Den tävling som ligger närmast i tiden är PRO DM tisdag den 8 augusti. Ny arbetsfördelning är gjord. Medlemsföreningarna hjälps åt att bemanna. Fritt för klubbarna att byta arbetspass. Bemanningslista lämnas till Ninette senast en vecka före tävlingen. Inköpsansvarig gör upp inköpslista.

 

PRO:s serieslutspel onsdag den 6 september. Den vanliga bemanningen i kaféet fram till 15.30.

 

Bemanningen till seriespelet 9-10 september är utökad och arbetsfördelningen korrigerad. Medlemsföreningar får ut listor som ska lämnas tillbaka ifyllda till Ninette senast en vecka före tävling. Okej om klubbarna byter arbetspass. Inköpsansvarig gör upp inköpslista.

 

Bemanning vid företagsbesök den 1 och 7 september. Behövs instruktörer och annan personal. Sven Jönhede återkommer med exakt behov. Redan nu kan medlemmar anmäla intresse.

 

Klargörande av inköp i samband med PRO seriespel och onsdagsöppet. Agneta handlar bullar till seriespel. Övriga inköp görs av MBA. Inte tillåtet att andra gör inköp. Till försäljning ska finnas dricka, kaffe, frallor, ost, medvurst och grönsaker. Ingen lagad mat som korv och hamburgare.

 

Övrigt.

 

Vid inventering av material i styrelserum och kontor konstaterades att många originalprotokoll från tidigare styrelser saknades.

 

Problem med utskick av information till PRO-föreningar. Ska gå genom PRO Sam. Enligt föreningarna får de inte dessa utskick.

 

Enligt hyresavtalet är det MBA som ansvarar för att uppfylla brandkraven som behövs för verksamheten, liksom brandskyddsarbetet. Brandsläckarna i lokalen är inköpta av MBA. 

 

Varje förening ska se till att medlemmarna tar del av innehållet i ”Röda pärmen” som finns i kaféet.

 

Beslut som fattas av MBA:s styrelse ska följas av alla oavsett vilket område det gäller. Om man inte är nöjd med det som bestämts kan man meddela styrelsen detta, som kan ta upp ärendet på kommande möte.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

MÅNDAG DEN 15 JUNI 2017

 

Närvarande vid mötet: ordf. Ninette Hansson, kassör Kjerstin Andersson, ledamot Sven Jönhede (QUA), adjungerade Tommy Andersson (Fjädern) och Preben Andersson (PRO), suppleant Roland Bengtsson. Dessutom fanns med som inbjuden gäst PRO:s friskvårdskonsulent Birgitta Jonsson.

 

Med den nya styrelsen har MBA fått en omstart från grunden. Allting ska upp bordet och ingenting lämnas åt slumpen. Tidigare ingångna avtal ska granskas och omförhandlas eller sägas upp och eventuellt nya ska tecknas. Protokoll och andra handlingar sorteras och arkiveras i god ordning.

 

Men det är inte bara pappersexercis. Det är också en mer påtaglig upprensning och städning av alla utrymmen i Bouletoftahallen. Detta arbete har redan påbörjats av vår arbetande ordförande Ninette Hansson. Köket stod först på göra-listan, därefter kommer styrelserummet och förrådet på andra våningen. Sven Jönhede har redan tömt det mesta efter Nobel och Örestad. Under juli månad blir det en genomgång av QUA:s prylar och papper. 

 

Verktygsförrådet ska rensas upp. Kloten som finns där ska sorteras och märkas för att underlätta vid företagsevenemang. Ib Christensen och PG Hansson ansvarar för detta.

 

För att underlätta arbetet i köket har Ninette tagit fram en lathund för alla rutiner när det gäller hygien och kassahantering med mera. Det har funnits två olika kassarapporter att fylla i. Båda dessa slopas och ersättas av en ny.

 

Nytt lås är insatt till varuförrådet. Nyckel delas ut till personal vid tävlingar. Förrådslistor kommer att upprättas efterhand.

 

En ständigt aktuell fråga är bemanningen vid olika arrangemang i hallen. Det är viktigt att vi har aktiviteter som seriespel och annat för ekonomins skull, men problemet är att så få är villiga att ställa upp och hjälpa till med förberedelser, genomförande och efterarbete. Flera av punkterna berörde denna fråga.

 

Vid de två senaste genomförda tävlingarna i hallen har det varit stora problem att få ihop bemanningen. Det gäller kvalet till PRO-DM den 13 juni och seriespelet den 17-18 juni. För att få rätsida på problemet kommer MBA att fördela arbetspassen på prov mellan föreningarna till de kommande tävlingarna PRO-DM den 8 augusti och seriespelet den 9-10 september.

 

Brist på frivilliga är det också när det gäller folk till de arbetsgrupper styrelsen beslutat om. Detta och den ovissa framtiden för MBA gör att vi avvaktar med grupperna. Det som redan är igång fortsätter. Det gäller då uthyrningsgruppen, som Sven och Kjerstin håller i och inköpsgruppen med Ninette och Tommy Andersson. 

 

Hallen är för övrigt bokad för företagsevenemang den 1:e och 7 september. Då behövs det instruktörer och andra medhjälpare, uppskattningsvis 4-6 personer vid varje tillfälle.

 

Styrelsen försöker få PRO mer engagerade i MBA:s arbete. Ninette har gjort ett utskick om MBA till PRO-föreningarna, men inte fått någon respons. PRO:s ordförande Preben Andersson föreslår att vi i stället skickar information till PRO Samorganisation, som sedan vidarebefordrar materialet till föreningarna. Förslaget godtas.

 

Telefonin är en annan kommunikationsfråga. Hänvisningen som är inläst på telefonsvararen i hallen går till en mobil som inte längre finns. Bruksanvisning och kod för att ändra hänvisning saknas. Styrelsen anser att en ny telefon ska köpas in.

 

Larmet är ett problem. Vi har ingen avlarmningskod som kan användas vid fellarm. Spårvägarna som finns i samma lokal har en kod, som man inte vill dela med sig. Styrelsen föreslår att vi ska försöka få en avlarmningskod, som sköts av ordförande och kassör. Beslut tas på nästa möte.

 

Det diskuterades innespel under utomhussäsongen. Styrelsen var överens om att det är okej att flytta in i hallen på grund av dåligt väder de kvällar någon alliansklubb tränar. Och då gäller den vanliga entréavgiften. 

 

Ninette har ställt samman en skrivelse till Fritidsförvaltningen och Stadsfastigheter, där hon belyser MBA:s svåra situation och framför en önskan om samarbete för att lösa den kris alliansen befinner sig i just nu. Styrelsen godkände skrivelsen.

 

Ninette har ställt samman en plan för årets möten. Den godtogs med en förändring. Nästa styrelsemöte är bestämt till torsdag den 6 juli.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse

 

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

MÅNDAG DEN 22 MAJ 2017

 

Närvarande på mötet: Ordförande Ninette Hansson, Sven Jönhede (QUA), Tommy Andersson (Fjädern), suppleant Roland Bengtsson (QUA). Ingen representant för PRO. Adjungerad Dennis Paulsson för hemsidan.

Så är då den nya styrelsens andra möte avverkat. Betydligt mindre i omfång än det första. Den här gången diskuterades bland annat organisation och arbetsfördelning vid de tävlingar som arrangeras i eller utanför Bouletoftahallen i alliansföreningarnas regi. Dessutom ett par punkter om förändringar på förtroendeposter.

Den första tävlingen som stod på schemat var Kval till PRO DM 13 juni. Det bestämdes att Ninette ska göra inköp av varor till kaféet och att bemanning ska ske efter överenskommelse mellan MBA och föreningarna. Detta ska noteras på en lista som uppdateras av Ninette. Styrelsen bedömer att det behövs totalt sju personer för att sköta kafé och grill.

Därpå togs de två sammandragen i seriespelen upp. Arbetsscheman hade tagits fram. Dessa ändrades en del under mötet, varför det bestämdes att nya ska upprättas och skickas ut till föreningarna, som sedan ska hjälpas åt med bemanningen. Tommy Andersson är tävlingsledare och Kjerstin Andersson sköter sekretariatet. Inbjudan till första sammandraget skickas ut i början av juni. Hela överskottet från arrangemanget går till MBA.

Beträffande PRO:s seriespel på onsdagarna slogs det fast att den tidigare bestämda onsdagsbemanningen gäller. Respektive förening ansvarar alltså för var tredje onsdag. PRO fixar inköp av bullar och pålägg och gör frallorna klara till försäljning med hjälp av dem som bemannar hallen.

Bo Friis har tackat ja till uppdraget som revisor. Valberedningen ska ta fram två revisorssuppleanter.

PRO:s representant i styrelsen, Jan Wallander, har avsagt sig sitt uppdrag. Därmed är den platsen vakant, liksom posten som suppleant för denne. Preben Andersson, som är ordförande i PRO Malmö samorganisation, ska undersöka om det finns några medlemmar som kan tänka sig att ställa upp. Ninette ska skicka information till de PRO-föreningar i Malmö som spelar boule.

Ninette och Dennis fick uppdraget att ta fram och registrera en ny mejladress.

Ingen av de närvarande hade något att ta upp under punkten Övriga frågor.

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse.

 

RAPPORT FRÅN STYRELSEMÖTET 

TISDAG DEN 9 MAJ 2017

 

Mötet  inleddes med att den nya styrelsen konstituerade sig. Några platser är fortfarande vakanta, men så här ser styrelsen ut just nu: Ordförande, Ninette Hansson (Quatre Boule), sekreterare och representant för QUA, Sven Jönhede, ledamot och representant för PRO, Jan Wallander, kassör, Kjerstin Andersson (Fjädern), suppleant för Sven J som repr. för QUA, Roland Bengtsson. Den senare utsågs också till vice ordförande.

 

Följande platser återstår att tillsätta: Suppleant för Jan W, som repr. för PRO, representant för Fjädern och en suppleant för denna.

 

Ordföranden har också rätt att bjuda in alliansföreningarnas respektive ordförande, som då har yttranderätt men inte rösträtt. Dessa är, för QUA Roland Bengtsson och för Fjädern Tommy Andersson, vilka också deltog på mötet samt för PRO Preben Andersson.

 

Undertecknad satt också med på mötet som adjungerad för att hämta in uppgifter till denna rapport för hemsidan.

 

Mötet, efter konstitueringen, kan sammanfattas med orden ordning och reda, transparens och delaktighet.

 

Alla beslut som fattas för MBA:s räkning ska ske i styrelsen. Om något ärende måste avhandlas akut kan det ske via ett telefonmöte, men det ska sedan protokollföras på kommande styrelsemöte.

 

Ninette betonade skarpt att allt som sker inom MBA ska vara transparent, det vill säga, alla medlemmar i alliansföreningarna ska ha insyn i verksamheten och hela tiden veta vad som sker och vad som är på gång. Som ett led i denna målsättning kommer rapporter från styrelsemötena att publiceras på hemsidan under rubriken ”Rapporter från styrelsen”. På hemsidan ska också finnas protokoll från medlemsmötena.

 

Alliansens föreningar kommer fortlöpande att hållas underrättade om alliansens ekonomiska ställning.

 

Genom ovanstående åtgärder hoppas styrelsen att medlemmarna i föreningarna ska känna sig mer delaktiga i verksamheten och motiverade att arbeta för alliansens bästa.

 

Och därmed kommer kommer vi osökt in på de nya arbetsgrupper som bildades. De är åtta till antalet och täcker in följande områden: Kafé, inköp, tävling, utemiljö, hall, media och hemsida, sponsring samt uthyrning.

Ansvariga utses till varje grupp. Följande är klara: Tävling - Tommy Andersson (Fjädern), media och hemsida - Dennis Paulsson (QUA), och uthyrning - Sven Jönhede (QUA), tillsammans med Kjerstin Andersson. Följande personer är på förslag: Jan Wallander (PRO) både inköp och sponsring, Birgit Olsson (QUA) kafé, Ib Christensen (QUA) utemiljö tillsammans med Karin Larsson (PRO). Återstår hallgruppen, med ansvar för banorna både inne och ute, som ännu inte har någon kandidat.

 

En städgrupp var också uppe till diskussion. Det ansågs inte behövas då de som har kaféet städar både kök och toalett innan de går hem. Och varje fredag ska det göras en veckostädning av alla föreningarna tillsammans. Teckningslista kommer att sättas upp på anslagstavlan i hallen.

 

När vi ändå är i städtagen tar vi även styrelserum, kontor och förråd. Där ska det rensas och städas så snart som möjligt. Alla dokument och övriga handlingar som tillhör MBA flyttas upp till styrelserummet, där låset kommer att bytas ut.

 

Och ännu mer städning. Plocka fram almanackan och kryssa för söndag den 3 september. Det är den STORA STÄDDAGEN, då alla ska hjälpas åt! Samling 10.00. 

 

Alliansen behöver tillstånd för att hantera livsmedel. För att få det måste en person utses till ansvarig och genomgå livsmedelsverkets endagskurs. Jan Wallander tog på sig denna uppgift. 

 

Bokning av hall och kafé sköts av uthyrningsgruppen, som rapporterar till Dennis, som skriver in detta i kalendern på hemsidan. Bokningar för hela, eller delar av, säsongen kan meddelas direkt till Dennis för införande i kalendern. Inga andra kalendrar eller listor gäller för uthyrning!

 

Flera punkter berörde tävlingsverksamheten: 

 

PRO:s seriespel startar den 17 maj och avslutas den 6 september med slutspel, uppehåll under juli månad och den 24 maj, då Sydsvenska Bouleförbundet hyrt anläggningen för DM. Jan Wallander och Jonas Jacobsson håller i verksamheten. På mötet sades att allt runt omkring med kafé och städning ska skötas av PRO själva, men det har sedan reviderats.

 

Ninette skriver: Alla med beslutsrätt från mötet har i dag meddelat att onsdagsbemanningen var tredje vecka per förening kvarstår. PRO inhandlar frallor och pålägg och brer med hjälp av de som bemannar hallen. Vid nästa styrelsemöte ska detta föras in i protokollet. 

 

Lördags- och Söndagsboulen som arrangerades sex gånger under vintern var mycket populära tillställningar med cirka 50 deltagare varje gång. Ambitionen är att fortsätta med dessa arrangemang under kommande säsong inomhus. Enligt tävlingsbestämmelserna behöver vi inte söka sanktion för denna verksamhet.

 

Under Övriga frågor:

 

Ansökan om arrangemang av seriespel. MBA har via, QUA och Fjädern, ansökt om alla tre speltillfällena i juni, augusti och september. 

 

PRO-DM: Kvalet spelas tisdag den 13 juni och finalspelet tisdag den 8 augusti. MBA tar marktjänsten och all vinst från evenemanget. PRO sköter inbjudan. 

 

SM-avtalet: Ninette ska läsa igenom handlingarna och se om det finns möjlighet att bestrida skulden till Malmö Stad. Redan nu har hon konstaterat att det saknas bilagor som Malmö Stad hänvisar till och att kopian på avtalet saknar diarienummer.

 

Nästa styrelsemöte bestämdes till torsdagen den 15 juni.

 

Dennis Paulsson, på uppdrag av MBA:s styrelse.

 

 

 

Uppdaterad: 07 AUG 2018 13:23
Skribent: Dennis Paulsson
Epost: This is a mailto link

Postadress:
Malmö Bouleallians
Genarpsgatan 6
212 28 Malmö

Besöksadress:
Bouletoftahallen, Genarpsgatan 6
212 28 Malmö

Kontakt:
Tel: 040-93 04 77 (Bouletoftahallen)
E-post: This is a mailto link

Se all info